<<< Список статей и публикаций в алфавитном порядке
В Республике Казахстан нет нормативных правовых актов по вопросам оформления личных дел работников негосударственных организаций.
Рекомендуем руководствоваться:
- Методическими рекомендациями по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих (далее – Методические рекомендации);
- п. 485 приказа и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» (далее – Перечень со сроками хранения);
- п. 165 постановления Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях».
Состав личного дела
В Личном деле документы располагаются в следующей последовательности:
1) Дополнение к Личному листку по учету кадров;
2) Личный листок по учету кадров;
3) копии удостоверения личности, личных документов;
4) копии документов об образовании, сертификатов;
5) документы, подтверждающие трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);
6) резюме;
7) характеристики;
8) трудовой договор;
9) копии приказов о приеме на работу, переводе, расторжении трудового договора или выписки из указанных приказов;
10) заявление о приеме на работу, переводе, увольнении;
11) копия аттестационного листа (если проводите аттестацию);
12) обязательство о неразглашении коммерческой тайны;
13) внутренняя опись документов личного дела.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением (п. 165 постановления Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»).
Личный листок по учету кадров
Личный листок по учету кадров (далее – Личный листок) заполняется работником собственноручно (Приложение 2 к Методическим рекомендациям). На все указанные в Личном листке вопросы даются полные ответы без сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в документах, имеющих отношение к работнику.
При заполнении Личного листка используются следующие документы:
- удостоверение личности;
- трудовая книжка (иной документ, подтверждающий трудовой стаж работника, перечисленный в ст. 35 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V, далее – ТК РК);
- военный билет;
- документ об образовании.
Кадровая служба проверяет полноту заполнения Личного листка и правильность указанных в нем сведений в соответствии с предъявляемыми работником документами.
Дополнение к Личному листку по учету кадров
Дополнение к Личному листку по учету кадров (далее – Дополнение к Личному листку) располагается в личном деле перед Личным листком по учету кадров (Приложение 1 к Методическим рекомендациям).
В Дополнении к Личному листку указываются данные о работнике и изменения в его учетных признаках, произошедших после заполнения им Личного листка по учету кадров при приеме на работу.
В Дополнении к Личному листку вносятся записи об изменениях персональных данных работника, характеризующих его профессиональные, деловые и личностные качества, в том числе в случаях:
- изменения наименования должности, переводе, расторжении трудового договора;
- награждения работника;
- наложения на работника дисциплинарного взыскания, снятия взыскания.
Внутренняя опись
Для учета документов личного дела составляется Внутренняя опись документов личного дела (далее – внутренняя опись).
Внутренняя опись составляется на отдельном листе (Приложение 4 к Методическим рекомендациям).
Внутренняя опись ведется с момента формирования Личного дела. В ней указывается дата начала формирования Личного дела (дата заявления о приеме на работу) и дата завершения формирования Личного дела (дата расторжения трудового договора с работником).
К внутренней описи составляется Итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
При изменении состава документов Личного дела (изъятии, включении документов, замены их копиями) эти изменения отражаются в графе № 5, 6 и при необходимости составляется новая Итоговая запись к внутренней описи.
При подготовке личных дел для передачи в частный архив, внутренняя опись располагается в начале Личного дела.
Изменение персональных данных
При изменении персональных данных работник в течение одного месяца информирует кадровую службу с представлением подлинников документов, свидетельствующих об изменении персональных данных.
Сведения об изменениях в персональные данные работника заносятся в Личное дело только при наличии соответствующих документов, которые должны быть представлены в кадровую службу.
На основании представленных документов кадровой службой вносятся изменения в Личное дело. Внесение изменений на основании устных пояснений работника не допускается.
Сведения, содержащиеся в Личном деле, являются конфиденциальными и имеют ограниченный доступ. За разглашение данных сведений работники кадровых служб, а также лица, имеющие доступ к личному делу, привлекаются к дисциплинарной ответственности.
Регистрация и оперативное хранение личных дел
Личные дела подлежат регистрации. Регистрационный номер Личного дела указывается на обложке и вносится в регистрационную учетную форму согласно Приложению 5 к Методическим рекомендациям (карточная, журнальная или база данных в автоматизированной информационной системе).
Согласно п. 509 Перечня со сроками хранения журналы учета (электронные базы данных) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений хранятся 75 лет в формате хранения электронные документы, при наличии соответствующих информационных систем. При отсутствии системы электронного документооборота оформляется документ на бумажном носителе.
Личные дела являются документами строгой отчетности, за сохранность которых ответственность несет кадровая служба, либо лица, на которых непосредственно возложено ведение личных дел.
Личные дела хранятся в специальных шкафах или сейфах в изолированных помещениях (кабинетах). Личные дела располагаются на полках в вертикальном положении и в порядке удобном для использования.
Кадровая служба обеспечивает хранение личных дел уволенных работников в течение двух лет до передачи данных дел в частный архив.
В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно не позднее 1 квартала года, следующего за отчетным, производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, составляемом в произвольной форме, который представляется руководителю организации.
Передача личных дел при реорганизации
и ликвидации организации
При реорганизации юридических лиц документы по личному составу (ими являются и личные дела) передаются в упорядоченном виде правопреемникам.
При ликвидации юридических лиц документы по личному составу (ими являются и личные дела) передаются в упорядоченном виде на хранение в соответствующий государственный или специальный государственный архив по согласованию с уполномоченным органом (ст. 8 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-1 «О Национальном архивном фонде и архивах», в редакции от 02.11.2020).
В соответствии со ст. 509 Кодекса Республики Казахстан от 05 июля 2014 года № 235-V ЗРК «Об административных правонарушениях» уничтожение документов Национального архивного фонда, документов по личному составу без согласования с уполномоченным органом либо местным исполнительным органом области, города республиканского значения, столицы – влечет штраф на должностных лиц, субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации – в размере десяти, на субъектов среднего предпринимательства – в размере двадцати, на субъектов крупного предпринимательства – в размере сорока месячных расчетных показателей.
Деяние, совершенное повторно в течение года после наложения административного взыскания, – влечет штраф на должностных лиц, субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации – в размере двадцати, на субъектов среднего предпринимательства – в размере сорока, на субъектов крупного предпринимательства – в размере восьмидесяти месячных расчетных показателей.
Сроки хранения личных дел
Личные дела работников имеют длительный срок хранения – 75 лет (пп. 4) п. 485 Перечня со сроками хранения). Формат хранения личных дел – документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.
По истечении данного срока хранения проводится экспертиза ценности документов, включенных в состав личных дел.
Личные дела, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, определяются на постоянный срок хранения и будут переданы на хранение в государственный архив.
Оформление личных дел
для передачи на частное хранение
Подготовка личных дел для передачи в частный архив производится кадровой службой.
Частный архив – негосударственное юридическое лицо или его структурное подразделение, осуществляющие сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, хранение, учет и использование архивных документов, или архивных документов физического лица, возникших в результате его деятельности, сбора и приобретения (пп. 18) п. 3 постановления Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года № 575 «Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами»).
Для передачи личных дел в частный архив производится их полное оформление: документы подшиваются, листы нумеруются, составляется лист-заверитель, оформляется обложка личного дела.
Листы личного дела нумеруются арабскими цифрами, номера проставляются черным графитовым карандашом в правом верхнем углу каждого листа.
Количество листов Личного дела указывается в Листе-заверителе, который оформляется согласно Приложению 8 к Методическим рекомендациям. Лист-заверитель не нумеруется и подшивается за последним документом личного дела.
Документы Личного дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом свободного чтения текста.
На обложке Личного дела указывается наименование организации, его структурного подразделения. В заголовке Личного дела пишется полностью в именительном падеже фамилия, имя, отчество уволенного работника.
На обложке Личного дела проставляется количество листов в соответствии с Листом-заверителем и запись о сроке хранения личного дела следующего содержания:
«Хранить 75 лет на момент прекращения трудового договора в данной организации» или «Хранить постоянно», если это руководители организаций областей, городов республиканского значения, столицы или работники, имеющие высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени.
КИСЕЛЁВА Юлия Александровна (Источник: Соучредитель, главный редактор онлайн-сервиса https://kadrykz.kz/, юрист, бизнес-тренер семинаров по кадровому делопроизводству и архивному хранению документов, г. Алматы)
<<< Список статей и публикаций в алфавитном порядке
Статьи и публикации, находящиеся на сайте, предоставлены авторами или найдены в открытых источниках.
Материалы размещены исключительно в ознакомительных целях.
