<<< Список статей и публикаций в алфавитном порядке
Информационные системы управления персоналом
Каждый предприниматель согласится с тем, что значительная часть проблем предприятия связана с управлением человеческими ресурсами («человеческий фактор»). Однако на практике в российских компаниях задачи качественного изменения процессов управления персоналом редко рассматриваются как первоочередные. В крупных компаниях обычно не проводится оценка таких параметров, как потенциал каждого отдельно взятого сотрудника, отдача от его работы, издержки и, как следствие, его стоимость для компании.
Между тем человеческий ресурс в силу своей специфики может быть самым дорогим, как финансовых потерь компании и в плане так «приобретений». Положение дел зачастую таково, что интересы рядового работника не отождествляются с интересами компании. Сотрудникам неинтересно, а иногда и невыгодно проявлять инициативу, раскрывать свой потенциал, «выкладываться» на работе. В данной статье мы рассмотрим, как обеспечить эффективное использование и управление человеческими ресурсами компании?
Сбор информации и решение учетных задач
Служба по работе с персоналом собирает и обрабатывает огромный объем информации, выполняет множество формальных и неформальных процедур, в том числе законодательно закрепленных требований. Кадровый учет, учет рабочего времени и расчет заработной платы - обязательные процессы, для выполнения которых в крупной компании требуются значительные усилия и временных затрат. Зачастую эти процессы «съедают» все рабочее время кадровой службы. Необходимость их автоматизированной поддержки очевидна, и в компаниях, как правило, применяются те или иные программные приложения. Однако сегодня они начинают осознавать, что для реализации учетных функций выгодно использовать единую централизованную информационную систему управления персоналом.
Единая система предназначена для хранения и мгновенного получения всех необходимых сведений о сотрудниках, позволяет вести табель учета рабочих, выходных, больничных и отпускных дней, рассчитывать заработную плату сотрудников, начислять премии, взыскивать штрафы, формировать различную отчетность. Расчет зарплаты производится на основании данных об окладе сотрудника и сведений из табеля за расчетный период. Все данные по рассчитанной заработной плате переносятся в архив системы, на их основании составляются отчеты. Единая система управления кадрами включает и поддержку стандартных функций кадрового делопроизводства (прием на работу, увольнение, перемещение, назначение отпуска и т.д.). Обычно кадровая информация хранится разрозненно, чаще в бумажном виде, и для того чтобы провести какую-либо статистику или аналитику движения персонала на предприятии приходится потратить несколько дней. В централизованной автоматизированной системе поддерживается единое хранилище информации, что дает возможность оперативно формировать необходимые сводные отчеты и получать интересующую руководителя информацию.
Рассмотрим, например, процесс приема на работу и оформления личных данных сотрудника. Обычно работник предоставляет персональные данные, которые вкладываются в его личное дело: анкета, автобиография, копии документов об образовании, результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей, заявление о приеме на работу, копия приказа о приеме на работу и т.д. Все это хранится в отдельной папке, к которой впоследствии будут подшиваться новые документы. В компаниях , где работают от тысячи человек и выше, руководителю сложно оперативно получить персональную информацию его сотрудников. В результате использования единой системы в компании формируется информативная база данных, содержащая все сведения о ее персонале, а работа кадровой службы становится более оперативной и рациональной.
Аналитические функции и возможность управлять трудовыми отношениями
Кадровое делопроизводство и учетные функции - далеко не все задачи управления персоналом. Трудовые отношения - едва ли не самая сложная проблема предпринимательства, особенно когда коллектив предприятия насчитывает десятки, сотни и тысячи человек. Это и проблемы, связанные с организацией трудового процесса, подготовкой и набором кадров, и выбор оптимальной системы заработной платы, и разработка программ мотивации. Отношение работника к труду формируется под влиянием устремлений, жизненных целей, возможности самовыражения и самореализации, содержания труда. Следовательно, основными для руководителя факторами мотивации сотрудника к труду являются: признание в труде, профессиональное продвижение, развитие личности. Большое значение имеют гарантия занятости, условия и уровень оплаты труда, характер межличностных отношений в коллективе работников и т.д.
Система управления персоналом дает возможность отслеживать работу каждого отдельного сотрудника, оценивать его вклад в работу команды и контролировать издержки. Руководитель может планировать, оценивать стоимость работ и общее состояние дел.
В системе можно предусмотреть оценку работы персонала в течение года, что позволяет своевременно выявить сотрудника, не соответствующего занимаемой должности. Кроме того, в ней хранится полная информация о возможностях и профессиональных навыках специалистов, что позволяет избежать убытков, связанных с уходом лучших работников.
Итак, с одной стороны, имеются рабочие места с их требованиями к работни-кам в отношении квалификации, подготовки, личных качеств, с другой - сотрудники с различными качествами, профессиональной подготовкой, квалификацией. Система управления персоналом помогает руководителю принять правильное решение, контролировать исполнительскую деятельность, собирать всю необходимую исходную информацию по тому или иному направлению деятельности кадровой службы. В результате она обеспечивает «прозрачность» работы компании в целом и каждого сотрудника в отдельности, а также стопроцентную мотивацию активной деятельности и оперативное выполнения задач.
Реализация системы управления персоналом
Сегодня на рынке представлен целый ряд программных систем с функциями HRM, как отечественного, так и западного производства. HR-модули систем класса mySAP Business Suite или Oracle E-Business Suite отличаются большей функциональностью, возможностью реализовывать «сквозные» бизнес-процессы, исключить, двойной ввод данных и т.д. Для крупной компании это важно.
Для среднего рынка перспективными являются решения на основе Microsoft Dynamics и отечественные системы, например «1С:Предприятие8.0.» Однако для внедрения всех этих решений, потребуется помощь консультантов.
Успешное внедрение системы зависит от многих факторов. Изначально система представляет собой некий шаблон. Дальше начинаются обсуждение с заказчиком требований, выяснение, что именно компания хочет получить от работы с системой, и доработка шаблона по требованиям заказчика. При этом время внедрения зависит от уже готовых и выверенных бизнес-процессов. Например, наша компания уже больше года разрабатывает решения по управлению персоналом на основе модуля HRM системы Oracle E-Business Suite. Была проведена большая работа, по приведению российской локализации базовых HR-модулей компании Oracle в полное соответствие с российским законодательством. Созданы около 60 отчетных форм, дополнительные алгоритмы расчетов заработной платы и т.д. Ряд доработок были направлены на повышение удобства и эффективности работы конечного пользователя системы. Сегодня большая часть этих решений отработана в реальных проектах внедрения.
В заключение следует сказать, что стоимость системы включает затраты как на консалтинг, так и на закупку лицензий. Успех начатого дела зависит от команды исполнителей и команды заказчика, которые будут заниматься внедрением системы. Любой проект внедрения на начальном этапе испытывает определенные трудности, связанные с дополнительным обучением сотрудников заказчика но-вым технологиям и другими факторами. Но выгоды, получаемые после внедрения комплексных ИТ-систем, несоизмеримо выше.
"Финансовая газета", № 50, 2006 г
<<< Список статей и публикаций в алфавитном порядке
Статьи и публикации, находящиеся на сайте, предоставлены авторами или найдены в открытых источниках.
Материалы размещены исключительно в ознакомительных целях.
