Оформление документов при проведении аудита кадровой документации зависит от того, кто является инициатором проведения данного мероприятия: инициатором может быть как генеральный директор, так и работник кадровой службы (директор, начальник отдела кадров) – любое заинтересованное лицо имеет право являться инициатором проведения аудита.
Генеральный директор выступает инициатором проведения аудиторской проверки в основном в тех случаях, когда предстоит государственная проверка и он хочет убедиться в правильном оформлении и ведении всех кадровых документов.
По распоряжению генерального директора издается приказ о проведении аудиторской проверки, в котором прописывается цель и сроки проведения проверки.
Так же издается приказ о создании комиссии, которая принимается участие в проведении проверки. В данную комиссию могут входить как работники кадровой службы, так и юристы. Для чего это нужно, для того чтобы при проведении аудиторской проверки были выявлены максимальные нарушения, за которые работодатель несет административную , в определенных случаях и уголовную ответственность.
После определения состава комиссии, комиссия может приступать к обязанностям по проведению аудиторской проверки.
В случае, если инициатором проведения проверки является не генеральный директор, то этим лицом может быть сотрудник отдела кадров: директор, начальник отдела кадров. В данном случае, чтобы принять решение о проведении аудиторской проверки необходимо составить служебную записку на имя уполномоченного лица, кто в праве принимать решение о проведении данного вида проверки.
Составляется служебная записка, в которой указывается в связи, с чем вы хотите провести данную аудиторскую проверку. Например: для проведения проверки кадровой документации и приведение ее в дальнейшем в соответствии с требованиями, установленным действующим законодательством.
Эта служебная записка направляется уполномоченному лицу, уполномоченное лицо проставляет свою резолюцию, и после того как проставляется соответствующая резолюция издается приказ о проведение аудиторской проверки, естественно создается комиссия о проведение аудиторской проверки, устанавливаются сроки, в течение которых будет проведен аудит и ответственные лица, которые будут непосредственно отвечать за этот процесс.
Начать аудит кадровой документации рекомендуется с составления акта.
В данном акте будут фиксироваться те документы, которые будут смотреться комиссией, и те нарушения, которые будут обнаруживаться комиссией. В комиссии могут рассматривать документы сообща, так же могут разделить комиссию на группы, например, кто-то будет рассматривать трудовые договоры, кто-то будет смотреть ЛНА, кто-то будет смотреть трудовые книжки, табель учета рабочего времени, графики отпусков, заявления и т.д и т.п. , все документы, которые имеются в отделе кадров, для того чтобы провести проверку по всем правилам в соответствии с теми нормами, которые прямо определены законом. Исходя из того, какой объем документов будет смотреться каждым лицом, которое будет проводить проверку, естественно ответственность будет возлагаться на то лицо, которое отвечает за определенный перечень документов.
Еще вариант проведения аудита допускается в тех случаях, когда передаются дела от одного должностного лица к другому. Одно лицо увольняется, и дела передаются другому, либо лицо переводится на другую должность и в данном случае необходимо осуществить передачу дел.
Передача дел осуществляется по акту, на основании которого фиксируются все документы, их количество, периодичность, за какой период передаются дела. Этот документ подписывается лицом отдающим и лицом принимающим, после чего. После чего может быть проведен детальный аудит тех документов, которые были переданы уполномоченному лицу.
Проверка локальных нормативных актов.
Начнем проведение аудита с проверки ЛНА действующих у работодателя.
К обязательным ЛНА относятся: ПВТР,
К факультативным ЛНА относятся: ЛНА об отплате труда, но он становится обязательным, если в организации помимо окладов и тарифных ставок выплачиваются премии (ежемесячные, ежегодные, за какие то заслуги и т.д.)
ПВТР и Положение об оплате труда должны быть утверждены в обязательном порядке с учетом мнения первичной профсоюзной организацией, это требование установлено ст. 190,135 ТК РФ.
В случае отсутствия данного органа у работодателя, на ЛНА проставляется отметка о том, что на момент утверждения данного ЛНА данного органа у работодателя не создано.
Так же к обязательным ЛНА относится: Положение о защите и обработке персональных данных работников. Данный документ так же утверждается работодателем, но уже без учета профсоюза.
Все ЛНА, которые утверждаются работодателем обязаны быть доведены до сведения работников под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
Ознакомление с ЛНА происходит через листы ознакомления. Лист ознакомления может быть как прикреплен к ЛНА путем сшивания и проставления нумерации, так же может быть отдельным документом, или же ознакомление с ЛНА может быть зафиксировано в журнале ознакомления с ЛНА.
Кроме перечисленных выше ЛНА, в организации могут быт и другие ЛНА определяющие характер работы отдельных категорий работников: положение о работе водителей, положение о командировках.
Проверяя ЛНА необходимо обратить внимание на то, кем утвержден данный документ. Кто имеет право утверждать ЛНА, можно узнать, посмотрев УСТАВ организации. В УСТАВе прописано, кто и какие документы имеет право утверждать.
Убедившись, что ЛНА утвержден уполномоченным лицом, а в противном случае он не имеет юридической силы, мы можем проводить аудит ЛНА дальше.
Необходимо детально изучить ЛНА, для того, что исключить все противоречащие действующему законодательству пункты, в противном случае те условия, которые ухудшают положение работников по сравнению с действующим законодательством необходимо исключить, так как они не подлежать применению.
Например: если мы рассматриваем такой ЛНА, как ПВТР, то в ПВТР с учетом требования статьи 189 ТК РФ, так же с учетом требования статьи 136 ТК РФ должны быть указаны две даты выплаты заработной платы. Так же перечень лиц, которым установлен ненормированный рабочий день, так же должен быть указан в ПВТР. Порядок приема, увольнения, перевода, поощрения, применения к работникам дисциплинарного взыскания, а так же ответственность сторон, ответственность работника и работодателя, так же должны быть указаны в ПВТР.
Так же в ПВТР должны быть указаны все виды режимов установленных в данной организации для всех категорий работников.
В случае , если режим работы установлен индивидуально, то указывать его в ПВТР нет необходимости, данный режим указывается в трудовом договоре с конкретным работником.
